会议学院:会议评估体系与标准(附文档下载)

0
7

会议学院:会议评估体系与标准(附文档下载)

会议评估的意义

评估就是收集与特定目标相关的信息及类型的活动。有人把评估与调查混同起来,其实两者之间具有很大的差别,评估的目的是找出发生了什么,而调查则着重于预测什么事情会发生。每个会议都需要进行某种形式的评估,但是很少有会议需要进行调查。会议评估是会议管理的一项基本工作,通过评估会议组织者的组织管理水平能够得到不断提高。不要害怕在进行会议评估时收到批评意见,没有一个会议是完美的建设性的批评意见对改进后会议将起到重要的。

  1. 评估可以检查会议目标是否实现

    会议评估可以使会议组织者了解到在做会议策划时所制定的会议目标是否可以实现,实现得如何。

2.评估可以了解会议代表是否满意

会议代表对会议各方面的工作是否满意以及满意程度如何是会议成功与否的主要指标,它关系到以后同系列会议能否继续举办的问题。通过会议评估可以对这个问题有个定量的了解。

3.评估可以明确会议的成功与不足

通过会议评估明确会议的成功之处有哪些,会议的不足之处在哪里为今后举办会议提供可借鉴的经验与教训,会议评估的总结果也经常是会议总结报告的重要内容。

4.评估为会议总结报告准备基础材料

按规定会议结束后会议组织者要给主管部门提交会议总结报告。会议评估为写好会议总结报告打下了基础会议评估的结果也经常是会议总结报告的重要内容。

会议评估的内容

会议评估的内容可以涵盖与会议有关的所有因素但是要对会议所有的因素都进行评估将耗费大量资源,结果反而会得不偿失,因为评估工作也是要有成本支出的。下面列出可以进行评估的主要因素会议组织者应该根据会议的质量决定最后的评估内容。

1.会议的交流活动

主题和议题的评估会议主题和各个议题安排得是否合理,是否具有现实性?会议的宣传推广活动是否能够紧密围绕会议的主题进行?会议代表参会前是否了解会议的各个议题?

1)会议日程的评估

会议日程安排得是否合理?会议日程的安排是否有助于会议目标的实现?会议日程是否对会议代表参会无影响与限制?会议日程的安排是否紧密围绕会议的主题?会议日程之间是否有很好的衔接?会议日程各个部分的先后顺序是否恰当?会议日程是否显得拖沓冗长?

2)会议报告人的评估

会议报告人的报告内容是否切合会议主题?会议报告人的报告是否丰富?会议报告人及其报告是否有吸引力?

3)其他

会议张贴论文是否有足够的吸引力?分组讨论是否充分?分组讨论是否热烈?会议代表是否有较充足的发言机会?

2.会议的大型活动

会议的开幕式是否有吸引力?欢迎招待会和闭幕宴会是否安排得当?会议代表是否满意食品和酒水?宴会的时间安排是否合适?宴会的地点选择是否合适?宴会的气氛好不好?参观、访问和游览活动安排是否合适?安排的车辆的质量如何?导游讲解及服务的质量如何?司机的技术及服务态度如何?各种活动的进行是否按时高效?

3.会议附设展

展览场地离会场的距离是否合适?展览场地的大小是否合适?展览场地的温度、湿度、照明度是否合适?有无出现野蛮装卸的情况?有无在装卸和存储中被损坏?展品装卸和存储的效率高不高?展品装卸和存储人员的服务态度如何?展览接待人员的态度如何:展览接待人员的工作效率高不高?展览场地工作人员的服务好不好?参会者是否踊跃?有无达到预期的参展效果?如果没有达到,差距有多大?

4.会议场所设施和服务

会议场所的音响是适中悦耳还是啸叫刺耳?会议发言人、演讲者的讲话是否听得清楚?会议场所的温度是否合适?会议场所的湿度高低是否合适?会议场所的照明度是否合适?开会时座椅的舒适度如何?同声传译设备的外观是否漂亮?同声传译设备的声音是否适中?同声传译设备是否出现故障?同声传译的及时性如何?同声传译的声音是否悦耳?代表是否很顺利地找到会议场所?会议场所的指引标志是否漂亮?会场是否有饮用水?饮用水的质量如何?提供饮水服务是否过多而打扰了代表?会议场所的隔音效果如何?发言人讲话时是否受外部噪声的干扰?会议是否受到会议场所服务的干扰?

5.代表住宿和餐饮

会议推荐宾馆离会议场所的距离是否足够近?会议推荐宾馆的硬件设施如何?会议推荐宾馆的服务水平如何?会议代表是否能安静地休息?会议餐饮的质量如何?餐饮服务的水平如何?餐饮的环境如何?

6.会议举办地的质量

会议举办地的公共交通是否及时和方便?商业设施是否齐全和方便?绿化和美观程度如何?会议举办地居民的好客程度如何?对外地或外国客人是否欢迎?当地居民对外地或外国人的热情程度如何?会议举办地是否有具吸引力的自然旅游景点?吸引力如何?是否具有吸引力的人文旅游景点?吸引力如何?会议代表对会议举办地的印象是正面和还是负面的?会议代表对会议举办地能打多少分?

7.会议宣传推广

会议宣传推广工作的成效如何?会议代表是通过何种途径获知会议召开信息的?会议宣传推广的方式好不好?会议宣传推广的力度够不够?会议宣传推广的效率高不高?会议代表是否在收到印刷品的宣传材料后才激起参加会议的兴趣?会议代表是到最后一刻才决定注册的吗?

8.会议接待工作的质量

    会议的注册工作是否顺利?会议接待人员工作的效率高不高?会议接待人员的态度好不好?

9.总体

会议代表对会议的总体印象如何?会议对会议代表的价值有多大?会议是

否达到或高于会议代表的期望值?会议代表是否愿意参加下一届会议?

会议评估的时机

对会议评估的最佳时机是在该会议刚刚结束的时候。对于仅用一个会场的

小型会议会议工作全部结束后即可进行会议评估。但对于大型的国际会议来说,活动很多不仅有全体大会,还有多个分组会,有的还包括附设展览以及各种参观和游览活动。有时一些会议代表还有可能在参加完全体大会和某个分会或某项活动后就撤离了会议。如果等到会议全部结束后再进行会议评估一些会议代表就无法参加对会议的评估。所以大型会议的评估可以分阶段和分活动进行当会议进行到一定阶段,如全体大会、某个分会或者某项活动结束后立即对刚刚举办的活动进行评估。这样大型会议的评估结果就容易做得比较全面。

 

会议评估的方法

做一个简单的评估很容易,只需要问几个问题就可以了,但是正式的评估要做大量细致的工作,包括制定标准、收集数据、统计分析.最后得到评估报告四个基本步骤。

1.制定标准

制定评估标准是评估工作的第一步。评估标准也是评估工作的基础和前提条件。会议组织者可以根据会议的性质和评估活动的主次顺序,选择主要的会议活动,制定出系列的评估标准。对评估标准要求如下:

  • 明确

评估标准必须明确,否则没有意义。首先应当明确举办本次(国际)会议的首要目的,其次应当明确实际的目标和评估标准,如宣传推广的目标是要让我国的有关机构的80%还是100%知道所举办的本次(国际)会议。目标明确有利于投入人力、安排工作和进行评估。

  • 客观

制定的评估标准既不能过高也不能过低而且需要既合理又客观。例如一个系列性国际会议在欧美举办时也就只有几百人参加,在我国举办时就不要把参加人数的评估标准定为上千人。具体量化评估标准使之可以衡量。国际会的多数工作和成绩是非定量的但是其中一些可以具体量化为可衡量的标准。

  • 协调

一个大型国际会议是由许多机构共同组织的这些机构可能会有各自的目标,这些目标应该协调而不应该冲突。来自不同国家的参会代表也会有各种各样的目标,这些目标也应该协调而不应该矛盾。

  • 统一

制定评估标准既要考虑长远又要慎重,一旦确定就不要轻易更改,坚持连续使用多年使评估标准更具衡量价值并且使评估标准更为准确。

评估标准确定后就必须严格执行。在国际会议举办前就应向有关人员说明

并交由指定人员落实。

2.搜集数据

搜集数据是评估工作中工作量最大的环节,需要投入比较多的人力。以下是

几种常用的搜集数据的方法:

  • 评估表

评估表是最常用的评估会议的有效方法。评估表把要评估的各方面的问题列举出来,每个问题后面给出几个登记评分范围,通常为非常好、好、一般和差四个等级,会议代表只要从中选择一个打“V“,最后再写几句意见或评论。它对于会议代表来说简单易行,只需花几分钟时间就能完成因而很受欢迎。评估表的填写可以通过以下几种方式进行:

现场手工填写。将评估表印刷出来在适当的时候发给会议代表请其现场手工填写。

现场电脑填写。把设计好的评估表放置在会议的网站上请会议代表在现场用电脑填写所有会议代表填写完毕后电脑即可统计出调查问卷中量化的部分。

会后电脑填写。会议结束后把评估表发送到会议代表的电子信箱里,请会议代表在规定的日期内填写后,再用电子邮件的方式,回复给会议组织者,会议组织者收集后,再进行处理。

  • 面谈

会议结束时邀请部分会议代表集中或分别面谈,征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。

  • 通信调查

会议结束后打电话或者发电子邮件给会议代表,征求他们对会议的意见并请他们对会议做出评估。这种方法也只能对会议进行定性评估。现场观察在会议现场和各个活动过程中,派人观察会议和各个活动进行的情况,并观察会议代表的反应从而做出对会议和活动的评估。

  • 述职报告

会议结束后要求每个会议工作人员,对自己在会议的整个过程中所做的工作做出述职报告。这可以从一个侧面了解会议的情况对会议进行评估。

3.统计分析

只有在正确分析的情况下,评估得来的数据才有意义。统计分析主要包含3部分的工作,即统计工作、比较工作和分析工作。

  • 统计工作

通常收集到的各种会议数据和情况,只是评估素材只有经过整理计算得出的数据和情况,才能作为评估材料并具有评估价值。统计工作主要是整理所搜集的国际会议的各种数据和情况,计算出总数和比例。例如参加国际会议的总人数、国内人数、国外人数、陪同人数以及这些人数占总人数的比例。统计计算工作主要以计算数字为主要手段,因此要特别注意数字的准确。

  • 比较工作

主要是参照评估标准,比较统计结果以判断国际会议是否达到预期目标,会议是否获得成功等。例如参加国际会议的旅游人数的评估标准定为总人数的8%,如果旅游人数超过这个比例就可以判断旅游活动是成功的。进行比较工作时要前后使用统一的评估标准,否则比较容易产生偏差。

  • 分析工作

在统计和比较的基础上,综合分析会议的整体安排和各项活动,找出数据和情况之间的内在关系、原因和问题。例如评估的是一个系列性国际会议,会议规模通常以上届会议的规模作为评估标准,当本届会议规模超过上届会议时,就算举办成功,要分析其成功的原因。如果小于上届规模属于失败,也要分析其问题所在是否是会议的各项活动安排得不精彩,缺乏吸引力还是因为宣传推广方面出现了问题。

  • 评估结果

通常国际会议的评估结果是,能反映情况和说明问题的一系列数字、比例和陈述。评估结果可以很简单并直白地写出来,也可以把数据用图表和表格的形式反映出来,以使使用者更容易理解和掌握。当把这些数据和所制定的评估目标相比较时,可以借助一些工具,如条形图、柱状图或曲线图图形的表达,比单纯的白纸黑字要直观清楚得多。

 

原文下载地址:

http://pan.baidu.com/s/1hqYAGV6 提取密码:k3q9